Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы. Чтобы не срывать сроки и работать с максимальной эффективностью, нужно правильно управлять временем. Для этого пригодятся специальные инструменты, которые помогут структурировать задачи, определить их приоритетность, распределить время на работу и отдых. Фиксируются общее время труда и затраты времени на конкретные задачи. Идеально подходит для базового тайм-менеджмента по принципу «канбан». Перестал пользоваться ToDo-приложениями, которые больше про формирование списков задач и чек-листов.
Внизу страницы, в так называемом подвале, фиксируются дела, запланированные ранее на текущий период. Каждый из вышеперечисленных методов имеет свои достоинства и недостатки. Результатом их анализа стала разработка собственного способа организовать рабочий процесс – универсального органайзера LOGBOOK. Если в начале рабочего дня «съедать лягушку», то есть выполнять как минимум одно неприятное дело, это мощная положительная мотивация. Вместо того, чтобы целый день переживать и собираться с духом, вы решаете проблему превентивно. Пользователь разрешено создавать неограниченное количество страниц и блоков, работать над которыми одновременно могут 5 человек.
Очевидно, что буквально контролировать время невозможно. В действительности, это научный подход к учету, распределению и оперативному планированию временных ресурсов. Если ресурс распределяется целесообразно, ни один бизнес-процесс на предприятии не остается без внимания и всегда реализуется в установленный срок. Тайм-менеджмент ― это эффективный способ быть продуктивнее, выполнять больше задач и экономить время. Когда рабочий день четко структурирован, не нужно думать что и за чем делать. Когда в голове есть четко обозначенная цель, тратиться меньше времени на пустые разговоры, соцсети и мессенджеры.
Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе». Бизнесмен Андрей Парабеллум, как и Кови, классифицирует задачи по «Матрице Эйзенхауэра». Однако дополнительно он разделяет их в органайзере на утренние, дневные, вечерние и задачи перед сном. Кроме того, в этой системе предусмотрены фиксированные встречи и гибкие задачи, составляющие отдельные списки.
Возможно, среди них вы найдете подходящий для себя вариант. Такие программы очень удобны в использовании, что значительно облегчает внедрение в повседневную жизнь. С помощью планеров вы избавите себя от необходимости держать огромное количество информации в голове.
В ней пользователю будут доступны все возможности сервиса. Платная версия включает в себя все преимущества, но обойдется пользователю от 26,99$ за мобильные приложения и forty nine,95$ за приложение для ПК. Правда, покупка единоразовая, без ежемесячных платежей. Далее придется заплатить от 8,90$ в месяц для каждого пользователя.
Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи https://deveducation.com/ Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия.
Идея в том, что вы с максимальной концентрацией решаете текущие задачи на протяжении 90 минут. Затем полчаса отдыхаете, после – опять полтора часа интенсивной работы. Вы удивитесь, как много можно успеть за день, используя этот простой принцип! Правило 52/17 аналогично, но циклы работы/отдыха за день укорочены. Второй вариант подойдет тем, кому сложно трудиться полтора часа без перерыва, сохраняя фокус на цели. Понятно, что действия у вас распределяются по приоритетам.
Этот подход придуман легендарным Брайаном Трейси, лягушками он называл проблемы, которые совсем не хочется решать. Идея в том, чтобы в самом начале дня через силу «съесть лягушку». Управление временем в вашей организации можно реализовывать по этому правилу. Оно простое, но после «поедания лягушки» сотрудник буквально снимает камень с души, получая сразу два преимущества.
Очень популярный сервис для отслеживания времени среди пользователей iOS. Он предлагает систему таймеров для контроля затраченных на работу часов. Благодаря подробной статистике вы будете в курсе того, куда уходит ваше личное время или время ваших сотрудников. Эти данные помогут выявить ошибки в тайм-менеджменте и оптимизировать ваш график. Оформив платную подписку, вы получите более детальную статистику и возможность контроля над работой команд. Сам Франческо Чирилло не думал о том, как лучше распоряжаться временем.
Это американский бизнесмен, инвестор и писатель, книги которого переведены почти на все языки мира. «Точка фокуса», «Привычки на миллион», «Мастер времени», «Достижение максимума» – лишь некоторые из его бестселлеров. Трейси с eight лет занимался тайм-менеджментом, хотя на тот момент такого понятия даже не существовало. Сейчас ему seventy seven, а он как и прежде, строг к своему времени. Книги Трейси приоткрывают методы высшего уровня, для рядовых специалистов и руководителей всех эшелонов.
Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы. Откладывайте всю рутину на период наименьшей продуктивности. Если вы работаете в соответствии со своими суточными ритмами, вы точно знаете, когда активность мозга снижена.
Ежедневник также можно сделать самостоятельно, для этого достаточно скачать и распечатать готовые шаблоны подходящего формата. Бумажные ежедневники были популярны в XX веке, но сегодня их заметно потеснили электронные аналоги. А этот календарь с поддержкой смен разработан для платформы Android. В Shift Calendar вы можете настраивать паттерны чередования смен и планировать с их помощью дела на многие дни вперёд. По мере выполнения в созданный план можно легко внести правки.
Для того, чтобы начать им пользоваться, не потребуется долгого изучения инструкции. Any Do — сервис, который координирует все запланированные дела, будь то задачи бизнеса или повседневные бытовые хлопоты. Расширенный функционал доступен только в платной версии программы. Стоимость платной версии от 5$ за каждого пользователя. Надеемся, что эти инструменты помогут вам расходовать время только на самые важные дела и при этом экономить несколько часов на приятные.
С помощью тайм-менеджмента человек становится собраннее, продуктивнее и не прокрастинирует. Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва. Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8].
Он позволяет увидеть, куда уходит рабочее время и понять, сколько времени тратиться на решение конкретных задач. Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время. Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.
Он просто постоянно отвлекался, а потом вспомнил, что на телефоне есть таймер. Когда таймер срабатывал – Чирилло 5 минут занимался чем-то кроме решения текущих задач. Теперь это один из самых эффективных методов тайм-менеджмента для организаций. Чтобы понять, как эффективно распоряжаться рабочим временем, нужно научиться распоряжаться личным. Отдых дает силы для решения ваших задач за рабочий день.
Это означает, что слишком много времени уходит на повседневные заботы, мимолетные желания и жизнь других людей в ущерб важным приоритетам. Больше подходят не для повседневного использования, а для планирования отдельных крупных проектов. В них удобно выполнять декомпозицию задач и намечать предстоящие этапы работы. Увы, даже у известных планировщик встреч специалистов по продуктивности на этот счет нет единого мнения. Кто-то из них будет советовать нам современный таск-менеджер, а кто-то — обычную тетрадь в линейку. На самом деле, выбор инструмента для планирования дел зависит скорее от личных предпочтений человека и тех задач, которые он решает в повседневной жизни.
Работать без отдыха и постоянно наращивать нагрузку — это не про управление временем. Концепция тайм менеджмента помогает в достижении целей. Будет ли это позиция топ-менеджера или работа в свое удовольствие, собственный бизнес или здоровый образ жизни — решаете вы. Но для успешного тайм-менеджмента нужна определенная смелость и честность с самим собой. Мы рассмотрели основные инструменты для тайм-менеджмента как современные, так и «традиционные». Однако не стоит думать, что одни из них лучше, а другие — хуже, они все подходят к разным методикам.
Таким образом при каждом открывании планировщика перед глазами будет находиться напоминание о важных стратегических задачах, а не о текущих рутинных делах. Если время не позволяет, дела третьей категории можно сделать позже. Категория «A» – 3–4 самых важных, но несрочных задачи. От их решения может зависеть крупный проект или развитие компании. Таких дел не должно быть много, и они контролируются в первую очередь, ежедневно.
Чтобы засекать время, используйте любой таймер или специальные приложения, посвященные этой технике. Плюс таких программ в том, что они помогают накопить статистику и посмотреть, насколько хорошо вам помогают «помидоры». В книге «Джедайские техники» Максим Дорофеев рассказывает про особенную обезьянку, которая живет в нашем мозге и управляет нами большую часть времени.
